Bagaimana Memperlakukan Undangan VIP?

Foto ilustrasi: Pertemuan pimpinan negara dan para pejabat negara yang tentunya adalah orang-orang yang Very, Very Important Person (VVIP). Bagimana kita harus bersikap kalau salah seorang dari mereka berkenan menghadiri resepsi kita?

Bagaimana prosedurnya kalau ada tamu undangan VIP atau bahkan VVIP dalam pesta kita? Hal ini tentu susah-susah gampang. Di satu sisi, sungguh sebuah kehormatan besar bagi mempelai dan keluarga kalau ada tamu penting yang bakal hadir. Di sisi lain, kita tentu juga ingin agar para tamu penting itu dapat diperlakukan dengan sebaik-baiknya dan dengan penuh hormat sehingga beliau juga merasa berkenan.

Menurut kebiasaan protokoler pada lembaga-lembaga negara, jika banyak pejabat yang tergolong VIP dan VVIP yang akan hadir, biasanya kehadiran mereka juga disertai dengan staff yang datang lebih dulu, yang juga akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa protokoler akan berjalan dengan seharusnya.

Staff lembaga ini harus berkoordinasi dengan MC, dan begitu salah seorang dari tamu penting dari lembaga tersebut memasuki ruangan, MC akan memberikan ucapan selamat datang dan terima kasih kepada beliau atas kehadirannya dalam resepsi ini, serta mempersilahkan beliau untuk memberikan ucapan selamat kepada kedua mempelai tanpa harus mengantri bersama tamu-tamu lainnya.

Nah, dalam pelaksanaan inilah kadang-kadang masalah kecil timbul. Jika koordinasi kurang baik, bisa terjadi tamu penting masuk tanpa diketahui. Atau bisa juga salah sebut nama (!) kalau staff protokoler tadi salah menginformasikan pada MC. Tentu hal ini sungguh sangat tak kita inginkan untuk terjadi bukan?

Ada pula kalanya, tamu penting yang akan datang bukan cuma dari satu departemen, tapi bisa dari dua dan tiga lembaga negara. Tentu masing-masing petugas protokoler dari departemen terkait harus berkoordinasi dengan MC. Pernah kejadian kami alami, bapak Jaksa Agung RI, malah diserobot oleh salah satu tamu VIP dari departemen lain yang posisinya jauh lebih rendah dari beliau. Ini tentu tak lepas dari petugas protokolernya yang miskomunikasi dengan protokoler kejaksaan. Saya sendiri juga ikut merasa bersalah karena peristiwa tersebut terjadi ketika saya sedang bertugas sebagai pembawa acara.

Untuk menghindari hal seperti di atas, di situlah peran pentingnya koordinasi antar semua pihak. Idealnya, staff protokoler dari lembaga masing-masing disediakan dua orang. Satu mengawasi di depan, dan satu berada di dekat MC. Staff yang berada di depan segera memberitahukan kepada staf yang di dalam (lewat HT, BBM, atau sms) bahwa beliau tamu VIP nomor sekian dalam daftar telah datang, dan kemudian staf yang di dalam memberitahukan kepada MC supaya MC dapat memberikan ucapan selamat datang tepat pada waktunya.

Kedua staff protokoler tersebut benar-benar harus mengenali para tamu penting tersebut, dan sama-sama memegang daftar tamu VIP. Jangan ada yang sampai terlewatkan atau malah salah nama seperti yang saya sampaikan di atas.

Kalau semuanya terkoordinir dengan baik, mudah-mudahan tamu VIP pun berkenan dan nyaman dengan resepsinya, tentu semuanya akan menjadi sangat berarti bagi kedua mempelai dan keluarga.

Salam,
Wady MC